Elegir un origen de registros
Los informes constan de información extraída de una tabla o consulta, así como de la información almacenada en el diseño del informe, como etiquetas, encabezados y gráficos. La tabla o consulta que proporciona los datos subyacentes también se conoce como origen de registros del informe. Si los campos que desea incluir se encuentran todos en una sola tabla, utilice dicha tabla como origen de registros. Si los campos se encuentran en más de una tabla, le será más conveniente utilizar una o más consultas como origen de registros. Puede que dichas consultas ya existan en la base de datos, o bien, puede ser necesario crear consultas específicas que cubran las necesidades del informe. En la sección Vea también encontrará vínculos que le permitirán obtener acceso a más información sobre las consultas.
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Crear un informe mediante la herramienta de informes
La herramienta Informe es la manera más rápida de crear un informe, porque lo genera inmediatamente sin solicitarle ningún tipo de información. El informe muestra todos los campos de la tabla o consulta subyacente. La herramienta Informe puede no crear el producto final terminado que desea obtener en última instancia, pero resulta muy útil para ver rápidamente los datos subyacentes. Después, puede guardar el informe y modificarlo en la vista Presentación o en la vista Diseño para que se adapte mejor a sus propósitos.
1.En el panel de exploración, haga clic en la tabla o consulta en la que desea basar el informe.
2.En el grupo Informes de la ficha Crear, haga clic en Informe.
Access crea y muestra el informe en la vista Presentación.
3.Para obtener más información sobre cómo ver e imprimir el informe, vea la sección Ver, imprimir o enviar el informe como mensaje de correo electrónico.
Después de ver el informe, puede guardarlo y, a continuación, cerrar tanto el informe como la tabla o consulta subyacente que ha utilizado como origen de registros. La próxima vez que abra el informe, Access mostrará los datos más recientes del origen de registros.
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Crear un informe mediante el Asistente para informes
Puede utilizar el Asistente para informes para ser más selectivo acerca de los campos que van a aparecer en el informe. También puede especificar cómo se agrupan y se ordenan los datos, y puede utilizar los campos de más de una tabla o consulta, siempre que haya especificado de antemano las relaciones entre las tablas y consultas. En la sección Vea también encontrará vínculos que le permitirán tener acceso a más información sobre la creación de relaciones.
1.En el grupo Informes de la ficha Crear, haga clic en Asistente para informes.
2.Siga las instrucciones de las páginas del Asistente para informes. En la última, haga clic en Finalizar.
En la Vista preliminar del informe, éste aparece tal y como se imprimirá. También puede ampliarlo para ver mejor determinados detalles. Para obtener más información acerca de cómo ver e imprimir el informe, vea la sección Ver, imprimir o enviar el informe como mensaje de correo electrónico.
Nota Si desea incluir en el informe campos de varias tablas y consultas, no haga clic en Siguiente ni en Finalizar después de seleccionar los campos de la primera tabla o consulta en la primera página del Asistente para informes. Al contrario, repita los pasos para seleccionar una tabla o consulta y haga clic en los campos que desee incluir en el informe hasta haber seleccionado todos los campos necesarios. A continuación, haga clic en Siguiente o en Finalizar para continuar.
Crear etiquetas utilizando el Asistente para etiquetas
Utilice el Asistente para etiquetas para crear fácilmente etiquetas de una amplia variedad de tamaños.
1.En el panel de exploración, abra la tabla o consulta que pasará a ser el origen de registros para las etiquetas haciendo doble clic en ella.
2.En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en Etiquetas.
3.Siga las instrucciones de las páginas del Asistente para etiquetas. En la última, haga clic en Finalizar.
Access muestra las etiquetas en la Vista preliminar para que pueda verlas tal como aparecerán cuando se imprima. Puede utilizar el control deslizante en la barra de estado de Access para ampliar sus detalles. Para ver más información sobre cómo ver e imprimir el informe, vea la sección Ver, imprimir o enviar el informe como mensaje de correo electrónico.
martes, 25 de octubre de 2011
Como hacer consultas en Access
Para crear una consulta, Primero debes activar el apartado de consultas en la ventana de la base de datos. Fíjate que en la parte superior aparece junto a ‘Tablas’, el apartado ‘Consultas’, haz clic sobre este apartado para crear la consulta Haz clic sobre el botón ‘Nuevo’ Selecciona la opción Vista diseño y pulsa el botón aceptar Aparecerá una nueva ventana con todas las tablas que tienes creadas en la base de datos. Entre ellas debe de aparecer la que acabas de crear AGENDA (o el nombre que le hayas asignado) Selecciónala con el botón izquierdo del ratón y luego pulsa el botón Agregar. Si lo haces bien, verás que aparece una pequeña ventana en la parte superior izquierda de la pantalla con el nombre de la tabla (si no es así, vuelve a repetir la operación hasta que aparezca) Pulsa el botón Cerrar Fíjate que en la pequeña ventana que tienes arriba, aparecen los nombres de los campos de la tabla (nombre, apellidos, ciudad y teléfono) En la parte de abajo aparece otra ventana más grande (que está vacía) llena de filas (campo, tabla, orden, mostrar, criterios, o) Haz un doble clic con el botón izquierdo del ratón sobre el campo ‘Nombre’ (en la ventana pequeña de arriba). Si lo haces bien, verás que este campo aparece en la primera de las columnas de la ventana de abajo y que debajo del nombre del campo, aparece el nombre de la tabla Repite lo mismo para el campo apellidos (haz un doble clic sobre él con el botón izquierdo del ratón) Si lo has hecho bien, deberías tener dos columnas, una con el campo ‘nombre’ y otra a la izquierda con el campo ‘apellidos’ Para comprobar el resultado haz clic sobre el botón ‘Vista’ (en la parte superior de la ventana de Access, el primero de la izquierda, justo debajo de la palabra ‘Archivo’) Si lo has hecho bien, verás que aparecen los datos de la tabla, pero solo el nombre y los apellidos, no aparecen los otros dos campos porque no han sido añadidos. De momento, ya hemos aprendido una de las utilidades que pueden tener las consultas y es la de limitar el número de campos que se van a ver en la pantalla. Veamos otras utilidades más importantes aún: Vuelve a pulsar el botón ‘Vista’ (en la parte superior de la ventana de Excel, el primero de la izquierda). De esta forma volvemos al diseño de la consulta Fíjate ahora en la ventana grande de abajo. Existe una fila llamada ‘Criterios’. Esta fila nos va a servir para ‘limitar’ los registros que se van a ver en pantalla. Por ejemplo vamos a suponer que queremos ver los datos de las personas que se llamen ‘Antonio’ Sitúate en la casilla ‘Criterios’ de la primera columna (ya que es en esta columna donde está el campo ‘nombre’) Escribe el nombre que quieres encontrar, es decir, ‘Antonio’ (sin las comillas) Pulsa el botón ‘Vista’ (en la parte superior de la ventana de Access) Si lo has hecho bien, solo verás dos registros, los de las dos personas que se llaman ‘Antonio’ Para volver al diseño de la consulta vuelve a pulsar el botón ‘Vista’ Ahora vamos a suponer que queremos ver solo los de las personas que se llamen Antonio, pero que se apelliden García, así que escribe en la fila de ‘Criterio’ en la segunda columna (la de los apellidos), el apellido que estamos buscando, es decir, ‘García’ (sin las comillas). De esta forma, ya hemos indicado a Access que estamos buscando el nombre ‘Antonio’ y el apellido ‘García’, ahora solo saldrán en pantalla los que tengan ese nombre y ese apellido Pulsa el botón ‘Vista’ para comprobarlo
Como crear formularios en Access
Crear un formulario mediante la herramienta Formulario Puede usar la herramienta Formulario para crear un formulario con un solo clic. Cuando usa esta herramienta, todos los campos del origen de datos subyacente están colocados en el formulario. Puede comenzar a usar inmediatamente el nuevo formulario, o bien, puede modificarlo en la vista Presentación o Diseño para ajustarlo a sus necesidades. Usar la herramienta Formulario para crear un nuevo formulario 1.En el panel de exploración, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver en el formulario. 2.En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Formulario. Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentación. En la vista Presentación, se pueden realizar cambios de diseño en el formulario mientras muestre datos. Por ejemplo, se puede ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos si es necesario. Para obtener más información sobre las vistas de los formularios, vea la sección Obtener información sobre la vista Presentación y la vista Diseño. Si Access encuentra una sola tabla que tenga una relación uno a varios con la tabla o consulta usada para crear el formulario, agregará una hoja de datos al formulario basado en la tabla o consulta relacionada. Por ejemplo, si se crea un formulario simple basado en la tabla Empleados y hay una relación uno a varios definida entre la tabla Empleados y la tabla Pedidos, en la hoja de datos se muestran todos los registros de la tabla Pedidos que formen parte del actual registro Empleado. Se puede eliminar la hoja de datos del formulario si se decide que no es necesario. Si hay más de una tabla con una relación uno a varios con la tabla usada para crear el formulario, Access no agrega ninguna hoja de datos al formulario.
martes, 4 de octubre de 2011
TABLAS RELACIONALES
Bases de datos Relacionales en Access
Una base de datos relacional permite la utilización simultánea de datos procedentes de más de una tabla .
Al hacer uso de las relaciones, se evita la duplicidad de datos , ahorrando memoria y espacio en el disco , aumentando la velocidad de ejecución y facilitando al usuario/a el trabajo con tablas.
Para conseguir una correcta base de datos relacional es imprescindible realizar un estudio previo del diseño de la base de datos.
Para poder relacionar tablas entre sí se deberá especificar un campo en común que contenga el mismo valor en las dos tablas y dicho campo será clave principal en una de ellas.
Las tablas se relacionan de dos a dos, donde una de ellas será la tabla principal de la que parte la relación y la otra será la tabla secundaria destino de la relación.
Se pueden distinguir tres tipos de relaciones:
Relación Uno a Uno : Cuando un registro de una tabla sólo puede estar relacionado con un único registro de la otra tabla y viceversa .
Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con una lista de Alcaldes, una población sólo puede tener un alcalde, y un alcalde lo será únicamente de una población.
Relación Uno a Varios : Cuando un registro de una tabla (tabla secundaria) sólo puede estar relacionado con un único registro de la otra tabla (tabla principal) y un registro de la otra tabla (tabla principal) puede tener más de un registro relacionado en la primera tabla (tabla secundaria).
Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con los habitantes, una población puede tener más de un habitante, pero un habitante pertenecerá (estará empadronado) en una única población.
Relación Varios a Varios : Cuando un registro de una tabla puede estar relacionado con más de un registro de la otra tabla y viceversa .
Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de clientes y otra con los artículos que se venden en la empresa, una cliente podrá realizar un pedido con varios artículos, y un artículo podrá ser vendido a más de un cliente.
Las relaciones varios a varios se suelen representar definiendo una tabla intermedia entre las dos tablas. Siguiendo el ejemplo anterior sería definir una tabla lineas de pedido relacionada con clientes y con artículos.
La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Access2000 para asegurarse que las relaciones entre registros de tablas relacionadas son válidas y que no se borren o cambien datos relacionados de forma accidental.
Al exigir integridad referencial en una relación le estamos diciendo a Access2000 que no nos deje introducir datos en la tabla secundaria si previamente no se han introducido en la tabla principal .
Por ejemplo: siguiendo con el ejemplo anterior del tipo de relación Uno a Varios, no nos dejará introducir un habitante a una población si dicha ciudad no existe en la tabla de Poblaciones.
La integridad referencial dispone de dos acciones:
Actualizar registros en cascada : Cuando se cambie el valor del campo de la tabla principal, automáticamente cambiarán los valores de sus registros relacionados en la tabla secundaria.
Por ejemplo: Si cambiamos el nombre de la población Onteniente por Ontinyent en la tabla de poblaciones, automáticamente todos los habitantes de Onteniente se cambiarán a Ontinyent.
Eliminar registros en cascada : Cuando se elimina un registro de la tabla principal se borrarán también los registros relacionados en la tabla secundaria.
Por ejemplo: Si borramos la población Onteniente en la tabla de poblaciones, automáticamente todos los habitantes de Onteniente se borrarán de la tabla de habitantes.
Una base de datos relacional permite la utilización simultánea de datos procedentes de más de una tabla .
Al hacer uso de las relaciones, se evita la duplicidad de datos , ahorrando memoria y espacio en el disco , aumentando la velocidad de ejecución y facilitando al usuario/a el trabajo con tablas.
Para conseguir una correcta base de datos relacional es imprescindible realizar un estudio previo del diseño de la base de datos.
Para poder relacionar tablas entre sí se deberá especificar un campo en común que contenga el mismo valor en las dos tablas y dicho campo será clave principal en una de ellas.
Las tablas se relacionan de dos a dos, donde una de ellas será la tabla principal de la que parte la relación y la otra será la tabla secundaria destino de la relación.
Se pueden distinguir tres tipos de relaciones:
Relación Uno a Uno : Cuando un registro de una tabla sólo puede estar relacionado con un único registro de la otra tabla y viceversa .
Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con una lista de Alcaldes, una población sólo puede tener un alcalde, y un alcalde lo será únicamente de una población.
Relación Uno a Varios : Cuando un registro de una tabla (tabla secundaria) sólo puede estar relacionado con un único registro de la otra tabla (tabla principal) y un registro de la otra tabla (tabla principal) puede tener más de un registro relacionado en la primera tabla (tabla secundaria).
Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con los habitantes, una población puede tener más de un habitante, pero un habitante pertenecerá (estará empadronado) en una única población.
Relación Varios a Varios : Cuando un registro de una tabla puede estar relacionado con más de un registro de la otra tabla y viceversa .
Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de clientes y otra con los artículos que se venden en la empresa, una cliente podrá realizar un pedido con varios artículos, y un artículo podrá ser vendido a más de un cliente.
Las relaciones varios a varios se suelen representar definiendo una tabla intermedia entre las dos tablas. Siguiendo el ejemplo anterior sería definir una tabla lineas de pedido relacionada con clientes y con artículos.
La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Access2000 para asegurarse que las relaciones entre registros de tablas relacionadas son válidas y que no se borren o cambien datos relacionados de forma accidental.
Al exigir integridad referencial en una relación le estamos diciendo a Access2000 que no nos deje introducir datos en la tabla secundaria si previamente no se han introducido en la tabla principal .
Por ejemplo: siguiendo con el ejemplo anterior del tipo de relación Uno a Varios, no nos dejará introducir un habitante a una población si dicha ciudad no existe en la tabla de Poblaciones.
La integridad referencial dispone de dos acciones:
Actualizar registros en cascada : Cuando se cambie el valor del campo de la tabla principal, automáticamente cambiarán los valores de sus registros relacionados en la tabla secundaria.
Por ejemplo: Si cambiamos el nombre de la población Onteniente por Ontinyent en la tabla de poblaciones, automáticamente todos los habitantes de Onteniente se cambiarán a Ontinyent.
Eliminar registros en cascada : Cuando se elimina un registro de la tabla principal se borrarán también los registros relacionados en la tabla secundaria.
Por ejemplo: Si borramos la población Onteniente en la tabla de poblaciones, automáticamente todos los habitantes de Onteniente se borrarán de la tabla de habitantes.
